E-podpis pozwala zaoszczędzić czas, ułatwia archiwizowanie dokumentów oraz zwiększa naszą niezależność. Choć można powiedzieć, że jest to stosunkowo nowy system to jednak zdążył już zdobyć wielu zwolenników. Nic dziwnego – w dzisiejszym świecie, gdzie każda dodatkowa minuta jest wyjątkowo cenna, rozwiązania takie jak e-podpis są niezwykle popularne.
Na czym polega działanie e-podpisu?
Ma takie samo zadanie jak zwykły podpis długopisem – ma zaświadczać o autentyczności i oryginalności dokumentu oraz jego właściciela. Istnieją różne systemy, które spełniają tę funkcję w formie elektronicznej. Jednym z nich jest e-Sign od firmy Infinite. Jak on działa? Cały schemat jest bardzo prosty i intuicyjny. Przykładowo, jeśli jesteś osobą, której praca polega na spotkaniach z klientami, zachęcaniu ich do skorzystania z usług Twojej firmy i w efekcie, na zawieraniu z nimi umów to takie narzędzie do e-podpisu z pewnością jest dla Ciebie. W pierwszym kroku, po ustaleniu szczegółów z kontrahentem dodajesz do systemu sporządzoną umowę i wysyłasz mu ją do podpisu. Następnie klient otrzymuje maila, w którym znajduje się link aktywujący hasło dostępowe do portalu e-Sign oraz plików. W kolejnym kroku zapoznaje się on z umową i składa e-podpis w systemie. Na koniec obie strony otrzymują podpisane dokumenty włącznie z certyfikatem zawarcia, a także dostęp do nich w e-archiwum. Taki proces to tylko cztery proste kroki!
E-podpis i jego zalety
Jego elektroniczna forma przynosi wiele korzyści osobom, które zdecydowały się na taki rodzaj poświadczania autentyczności dokumentów. Jednym z nich jest niezależność i mobilność, jaką daje. E-podpis można składać w praktycznie każdym miejscu na świecie i o dowolnej porze dnia i nocy. Nie trzeba dostosowywać się do godzin otwarcia urzędów czy czasu klienta, ponieważ dostęp do systemu mamy 24h na dobę. Zastanawiasz się nad tym, czy warto inwestować w e-podpis w swojej firmie? Implementacja takiego narzędzia w przedsiębiorstwie w dłuższej perspektywie przyniesie znaczną redukcję kosztów związanych, np. z koniecznością zakupu dużych ilości papieru czy tuszu do drukarek. Warto wspomnieć także o tym, że przy korzystaniu z elektronicznego podpisu dbamy także o środowisko, ponieważ zużywamy o wiele mniej papieru. Inną zaletą, o której często wspominają użytkownicy takiego systemu jest archiwizacja podpisanych dokumentów. Nie przytłaczają one swoją ilością w segregatorach czy biurowych szafkach – wszystko znajduje się w e-archiwum, w którym za pomocą kilku kliknięć znajdziesz interesującą Cię umowę. Korzystanie z e-podpisu usprawnia i przyspiesza także wiele biznesowych procesów. Zamiast zdawać się na łaskę firm pocztowych w sytuacjach związanych, np. z podpisywaniem umów z klientami zagranicznymi, tak naprawdę zatwierdzony przez obie strony dokument można mieć gotowy często w kilka godzin czy nawet minut.
E-podpis, czyli bezpieczeństwo przede wszystkim
Najczęstszą przyczyną, przez którą przedsiębiorcy nie decydują się na skorzystanie z elektronicznego podpisu jest obawa przed bezpieczeństwem dokumentów. Wynika ona głównie z braku wiedzy na temat działania takich systemów. Większość z nich (w tym e-Sign od Infinite) gwarantuje zabezpieczenie wszystkich podpisanych plików, dzięki cyfrowemu certyfikatowi. Gdy w dokumencie zostaną zawarte jakiekolwiek modyfikacje, narzędzie będzie wymagać od nas złożenia e-podpisu przy każdej zmianie. W ten sposób, po poznaniu wszystkich możliwości takich narzędzi z pewnością decyzja o zaimplementowaniu ich w swojej firmie z pewnością stanie się łatwiejsza do podjęcia.
