Organizatorzy konferencji muszą pamiętać przede wszystkim o znalezieniu właściwego miejsca, w którym ma odbyć się planowane wydarzenie branżowe. Bez tego nie będzie mogło mieć ono miejsca. Ważne to czym charakteryzuje się dana sala konferencyjna. Przede wszystkim musi mieć odpowiednią wielkość, posiadać niezbędne wyposażenie oraz właściwą prezencję, która zachwyci wszystkich uczestników eventu. O czym nie można zapomnieć podczas poszukiwania idealnej przestrzeni na konferencję?
Sala konferencyjna – rozmiar i prezencja
Faktem oczywistym jest to, że sala konferencyjna nie może być wybrana od tak. W trakcie podejmowania tej decyzji trzeba wziąć pod uwagę kilka parametrów. Jednym z nich jest rozmiar sali. Jest on uwarunkowany ilością gości, jaką chcemy zaprosić na konferencję. Zbyt mała lub co gorsze źle ustawna sala spowoduje, że uczestnicy będą czuć się w niej niewygodnie. Problem stanowi także zbyt duża przestrzeń, ponieważ sprawia ona wrażenie pustki, co nie do końca sprzyja całemu wydarzeniu.
Tak jak wielkość, tak i prezencja sali ma ogromne znaczenie. Trzeba dokładnie przyjrzeć się architekturze miejsca oraz elementom, które mogą zakłócać w pełni komfortowe uczestnictwo w evencie branżowym. Nie zaleca się wybierać miejsc, w których jest pełno filarów, wnęk, gdyż z pewnością utrudnią one widoczność uczestnikom, siedzącym w pobliżu tych miejsc. Istotny jest również rozstaw mebli, czy można go weryfikować zgodnie z własnymi wymaganiami. To na co warto zwrócić uwagę podczas oglądania przestrzeni na własną konferencję to dostęp do światła dziennego, możliwość modyfikowania jego nasycenia oraz jakość systemu wentylacyjnego. Czynniki te odgrywają kluczową rolę w budowaniu samopoczucia zaproszonych gości.
Zawartość sali konferencyjnej
Nieodłącznym kryterium sali konferencyjnej jest dostęp do sprzętu elektronicznego oraz jego jakość. Każda profesjonalna sala powinna być wyposażona w projektory, umożliwiające dobrej jakości obraz zarówno przy świetle dziennym, jak i wieczorowym. Chodzi o to, by wyświetlone treści były widoczne wszystkim, znajdującym się w pomieszczeniu niezależnie od pory dnia. Do podstawowego wyposażenia sal konferencyjnych zaliczyć można także flipchart, który najczęściej jest wykorzystywany podczas kameralnych spotkań w mniejszym gronie.
To, co nie może zostać pominięte to obecność sprzętu audio-wideo. Mowa tutaj o wysokiej jakości sprzęcie do nagłośnienia, czyli mikrofonach i głośnikach, które sprawią, że wypowiadane treści będą dobrze słyszalne nawet dla najdalej siedzących uczestników wydarzenia. Pomocne jest również występowanie w sali laptopa, wskaźników laserowych oraz specjalnego pilota, dzięki któremu możemy płynnie dokonywać przejść między slajdami.
Wspomnieć warto o współczesnych udogodnieniach takich jak klimatyzacja, szczególnie w porze letniej oraz ogrzewanie zwłaszcza w chłodniejsze miesiące. Warto skupić uwagę na wygodę krzeseł, obecność wygłuszającej wykładziny, która jest niezbędna do utrzymania stuprocentowej koncentracji na wygłaszanych prelekcjach.
